エクセルで表を作る時間が1/7になる!

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項目名を並べる

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実はここが一番のポイント。特にデータを検索する時の効率に影響する

A1セルには表の題名を入れておきましょう。

題名だから「フォントを大きくして、太字にして…」といのはまだ早い!まずは入れるだけにしましょう。

次に、データを整理するための項目名を入力していきます。項目名を書き出しておけばすぐに終わってしまう作業ですが、この項目に沿って値を入れていくことになるので、非常に重要な作業です。

この時点で、もう一度項目名を見直してください。項目名は適切か?項目に過不足がないか?…。

特に項目が不足していた場合、手直しが非常に面倒になることがあるので注意が必要です。

項目の並べ方
(項目名に、過不足があると修正が大変です。。)


重要な項目を左側に寄せる。文字の量は右側に行くほど多くなるようにする

人間は一度に大量の情報を何の準備もなしに与えられると、確実に混乱します。

伝えたいことが100あっても、30とか40程度しか伝わらずに終わってしまいます。(数字は適当ですが。。)

情報を伝える場合には一度に全てを伝えるのではなく、小出しにしていく方法にすると伝わりやすくなります。

これをエクセルで表を作るときに応用すると、左側の項目はもっとも伝えたい(最も重要な)項目を持っていき、右側に行くほど文字の量を多くしたり、重要度の低い項目を持っていきます。

例えば社員の情報を「経歴」を中心に管理するのであれば、氏名や最終学歴、職歴などを左側に持ってきて、それ以外の情報(住所、連絡先など)は右側に持って行きます。

項目は横に並べる
(左側にいくほど、大事な項目になるようにします)


下に伸びるようにする

その表が良い表かどうかを簡単に判断できるポイントがあります。

それは、データが追加されたときに、下にどんどん付け足していけるようになっているかどうかです。

データが増えたときに、横にどんどん伸びていくような表は「見にくい」表と断言できます。

なぜならば、あなたのこれまでの経験からも言えます。今までに横にデータが増えていくような表を見たことは少ないと思いませんか?

またマウスのスクロールボタンで横スクロールできるものはほとんど普及していないですよね?

つまり、エクセルでは表が横に伸びることは想定していないからです。あなたが表を作るときに注意するポイントは、データが増えたときにちゃんと下に伸びるようになっているかどうかです。

レコードは縦に増やす
(データは下に伸びるように!が原則です)

続きを読む→

表作成を速くする手順  目次

 作りはじめる前に、出来上がりをイメージする

 項目名を並べる

 データをひたすら打ち込む

 画面の幅に合わせて、セルの幅を調整する

 項目ごとに整理されているかを確認する

 レイアウトを整える

 印刷する場合に備えて、印刷範囲を調整する

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