エクセルで表を作る時間が1/7になる！

画面の幅に合わせて、セルの幅を調整する

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幅が長くなりそうな場合の工夫について

データを全て入力し終わったところで、いよいよレイアウトの調整に入ります。

表の完成を急ぐあまりに、データを入力しつつ、レイアウトも整えてようとしてしまいがちですが、これは大きな間違いです！！

表を作るときには、「修正が入ることを前提に」作ることがポイントだと書きました。これを別の書き方をすると「修正するときにできるだけ修正に時間がかからないようにする」という意味になります。

修正することを見越して作るということは、修正が入りにくい手順で表を作っていくということです。

レイアウトは本当に最後の最後でいいんです。大事なことは、レイアウトを整えるまでにどれだけデータを整えられるかどうかです。

前置きが長くなってしまいましたが、レイアウトを整えるための最初の作業は、幅を整えることです。

幅を整えるといっても色々な方法があるので、それぞれを詳しく説明していきます。

ポイントは、表は横長になってしまった場合のテクニックです。

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フォントを小さくする

表そのものの横幅を短くするわけではないですが、フォントを小さくすることで、一画面で表示できる範囲を広げることができるので、ある意味、横幅を縮めることができます。

ただフォントを小さくしただけではセルの横幅は以前と変わらないので、セルの幅の自動調整の機能を使って、一気に幅を縮めていきましょう。

エクセルの初期設定では、フォントの大きさは、「11」ポイントに設定されています。状況によりますが、おすすめは「9」ポイントです。

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表示倍率を小さくする

フォントを小さくするのと同様、この方法もセルの横幅そのものを縮めるものではありませんが、一画面に表示できる範囲を広げることができるという点で、重宝します。

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セル内で自動改行かセルの中で改行する

セルの中の文章が多い場合には、セルの書式で、「折り返して全体を表示させる」ます。

1段で入力されている文章を、セルの幅に合わせて自動で改行してくれます。

また、セルの中で改行を入れることによって、「見やすさ」をそれほど崩さずに、セルの幅を縮めることができます。

それでも長くなってしまう場合は、表の作り方にそもそも問題があるかも知れません。

項目名を新たに追加して、文章の内容を分割するなどしたほうが良いです。

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記号をうまく使う

セルへ入力した文章の意味を記号で置き換えることで、幅を減らすことができます。

例えば、普通免許を「持っている」・「持っていない」という情報を管理する場合、セルの中に「持っている」・「持っていない」と入力してしまうと、セルの幅が長くなってしまいます。

そこで、「持っている」＝「○」、「持っていない」＝「×」とすれば、セルの幅をぐっと減らすことができます。

記号を使う場合は、記号の意味をどこかに書いておくことをお忘れなく。。

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「表示しない」列を考えておく

データとしては入力しておいたほうが良いけど、使用頻度がほとんどなさそうな項目というのもあると思います。

そんな項目に対しては、できるだけ右側に配置するのがコツだと書きました。

これをさらに突っ込んで、ほとんど使用しないのであれば、いっそのこと「表示しない」を選択してください。

列が丸ごと一つ分短くなるので、かなり表の長さを抑えることができます。

続きを読む→

表作成を速くする手順 　目次

　作りはじめる前に、出来上がりをイメージする

　項目名を並べる

　データをひたすら打ち込む

　画面の幅に合わせて、セルの幅を調整する

　項目ごとに整理されているかを確認する

　レイアウトを整える

　印刷する場合に備えて、印刷範囲を調整する