エクセルで表を作る時間が1/7になる!

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表を作るときの4つポイント

エクセルの操作を覚える以外にも、エクセルが上手になるコツはたくさんあります。表を作ることに関して言えば、次のコツを知っているか知らないかで、相当差が開きます。

 ・表を作る前に、データを仲間分け(分類する項目を整理)しておく。
  (例:社員を出身地で分類するなど)
 ・似たような作業は、一度にまとめてやる。
 ・罫線は、最後に書く。
 ・大幅に変更するときには、別のシートに変更前の表を残しておく。


みなさんも次の疑問を感じることは多くないですか。

「エクセルの操作を覚えても、本当に速くなるの?」

私から言わせてもらえるならば、確実に速くなります。私が普段使っている操作を一切使わせてもらえなくなると、スピードは激減してしまいます。これでは、仕事になりません。

(タダでさえ少ない給料が、もっと減っちゃいます^^;)

しかし、操作覚えることと同様に、上記の4つのポイントも非常に大事です。


では、4つのポイントを一つずつ説明していきましょう。

 ・表を作る前に、データを仲間分け(分類する項目を整理)しておく。

表を作るとはそもそも、たくさんあるデータをみやすくまとめたい、管理しやすくしたいというところから始まっています。あなたの目の前にある大量のデータをそのままエクセルに打ち込んでいたら、それこそ収集がつかなくなります。ですから、あなたの頭の中で、データを効率よく整理するためにどのようにデータを分類するかを考えて、その分類ごとにデータを入力します。


 ・似たような作業は、一度にまとめてやる。

例えば、キーボードでデータを入力している最中に、マウスを動かす作業が入ると、ものすごく時間も手間もかかっている気がしませんか?これはまさにその通りです。
キーボードでデータを入力する作業、マウスを使ってセルに色を塗る作業など、同じ作業はできるだけまとめてやってしまうのが良いです。


 ・罫線は、最後に書く。

これは、私の経験則ですが、表を作っている途中で罫線を引いてしまった場合って、やたらと修正することが多くないですか?データを入力している最中から罫線を引くと、表が出来上がっている実感はあるのですが、修正は必ず入るものだと考えると、途中で罫線を引いてしまうのは、非効率そのものです。罫線は、表が完全に出来上がった時点で引きましょう。


 ・大幅に変更するときには、別のシートに変更前の表を残しておく。

これも私の経験則です。エクセルは、一度保存ボタンを押すと、簡単には保存前の状態に戻すことができません。その手間をかけるよりは、バックアップをこまめに取るほうがはるかに簡単です。

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